公司OA辦公自動(dòng)化上線(xiàn)，標(biāo)志公司信息化管理進(jìn)入一個(gè)新的階段
2022/3/5 9:55:53 點(diǎn)擊：
在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通（Communication）、協(xié)調(diào)（Cooperation）和控制（Control），即所謂的3C概念。溝通是工作人員之間合作的基礎(chǔ)，無(wú)論是日常的事務(wù)處理，還是一個(gè)決策過(guò)程，往往需要其他部門(mén)、其他人的幫助和信息支持，溝通就能夠?qū)崿F(xiàn)工作人員之間的交流，使彼此掌握的信息能夠共享。協(xié)調(diào)則是為了保證各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展和沖突解決，尤其是多個(gè)部門(mén)、多個(gè)工作人員參與和決策的工作，協(xié)調(diào)就猶為重要�？刂苿t體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，是一個(gè)決策能夠貫徹落實(shí)的保證。就一般而言，辦公管理離不開(kāi)文件的制作、修改、傳遞、簽定、保存、銷(xiāo)毀和存檔。
辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA）是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展起來(lái)的一門(mén)綜合性技術(shù)。我國(guó)的OA經(jīng)過(guò)從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品�，F(xiàn)在，辦公自動(dòng)化到底要解決什么問(wèn)題呢？我們說(shuō)，辦公自動(dòng)化就是用信息技術(shù)把辦公過(guò)程電子化、數(shù)字化，就是要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個(gè)桌面環(huán)境下一起工作。具體來(lái)說(shuō)，主要實(shí)現(xiàn)下面七個(gè)方面的功能：
(一) 建立內(nèi)部的通信平臺(tái)。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。
(二) 建立信息發(fā)布的平臺(tái)。在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。
(三) 實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個(gè)單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。
（四）實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化�？墒垢黝�(lèi)文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。每個(gè)單位都會(huì)有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個(gè)人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時(shí)找到，甚至找不到。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，比如說(shuō)，某個(gè)單位來(lái)了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這個(gè)單位積累下來(lái)的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。
（五）輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車(chē)輛管理、物品管理、圖書(shū)管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。
（六）信息集成。我們每一個(gè)單位，都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購(gòu)銷(xiāo)存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。
（七）實(shí)現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公。現(xiàn)在來(lái)講，地域分布越來(lái)越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。
西墅0A系統(tǒng)上線(xiàn)運(yùn)行，提高了公司的整體管理能力，將更有效的支持公司的快速發(fā)展。
辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA）是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展起來(lái)的一門(mén)綜合性技術(shù)。我國(guó)的OA經(jīng)過(guò)從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品�，F(xiàn)在，辦公自動(dòng)化到底要解決什么問(wèn)題呢？我們說(shuō)，辦公自動(dòng)化就是用信息技術(shù)把辦公過(guò)程電子化、數(shù)字化，就是要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個(gè)桌面環(huán)境下一起工作。具體來(lái)說(shuō)，主要實(shí)現(xiàn)下面七個(gè)方面的功能：
(一) 建立內(nèi)部的通信平臺(tái)。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。
(二) 建立信息發(fā)布的平臺(tái)。在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。
(三) 實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個(gè)單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。
（四）實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化�？墒垢黝�(lèi)文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。每個(gè)單位都會(huì)有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個(gè)人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時(shí)找到，甚至找不到。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，比如說(shuō)，某個(gè)單位來(lái)了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這個(gè)單位積累下來(lái)的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。
（五）輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車(chē)輛管理、物品管理、圖書(shū)管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。
（六）信息集成。我們每一個(gè)單位，都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購(gòu)銷(xiāo)存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。
（七）實(shí)現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公。現(xiàn)在來(lái)講，地域分布越來(lái)越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。
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